L’utilisation de renseignements personnels dans les activités commerciales au Canada a été protégée par une nouvelle législation fédérale, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), entrée en vigueur le 1er janvier 2014.
La Loi repose sur les dix principes de confidentialité élaborés par l’Association canadienne de normalisation (CSA). Elle est supervisée par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario et par la Cour fédérale. Ces dix principes constituent les règles de base pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. La Loi traite également du droit des personnes d’accéder à leurs renseignements personnels et de les faire corriger au besoin.
Educators Financial Group (« Educators ») est déterminé à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Dans le cadre de notre engagement, nous suivons les Dix principes de confidentialité établis par le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, tels qu’ils sont énoncés ci-dessous.
Educators Financial Group est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession, y compris tous renseignements personnels transférés à des tiers pour leur traitement. Nous avons désigné une personne qui est chargée d’assurer la conformité d’Educators Financial Group aux Dix principes de confidentialité.
Educators Financial Group informera les personnes concernées des fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, avant la collecte des renseignements ou au moment de celle-ci.
Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels qui la concernent, et y consentir, sauf si cela est inapproprié.
La collecte de renseignements personnels doit être limitée à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par Educators Financial Group. Les renseignements doivent être recueillis par des moyens honnêtes et licites.
Educators Financial Group n’utilisera ou ne divulguera des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’une personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés ou divulgués pour d’autres raisons. Educators Financial Group peut avoir l’obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pendant la période nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel ils ont été recueillis.
Educators Financial Group veillera à ce que les renseignements personnels qui figurent dans ses dossiers soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour répondre aux fins pour lesquelles ils sont destinés.
Educators Financial Group dispose de mesures de sécurité qui correspondent au degré de sensibilité des renseignements en sa possession.
Educators Financial Group mettra à la disposition des personnes concernées des renseignements spécifiques sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion de leurs renseignements personnels.
Sur demande, Educators Financial Group informera toute personne concernée de l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, et procurera à cette personne l’accès à ses renseignements. Un particulier sera aussi en mesure de vérifier l’exactitude et l’intégralité de ses renseignements et d’y faire apporter des corrections, le cas échéant.
Les clients peuvent adresser toutes questions ou demandes de renseignements à l’égard des principes de confidentialité énoncés ci-dessus, en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels, au 1-800-263-9541.
Pour veiller à ce qu’Educators Financial Group se conforme au Principe 1 – Responsabilité, la personne désignée comme responsable du respect de la confidentialité mettra en œuvre des politiques et des pratiques visant à garantir que :
Les renseignements personnels englobent tout renseignement factuel ou subjectif, enregistré ou non, au sujet d’une personne identifiable. En termes simples, les renseignements personnels sont des renseignements que nous recueillons avec votre consentement et qui vous identifient spécifiquement en tant que personne.
Educators Financial Group informera la personne concernée et obtiendra son autorisation avant ou au moment de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ses renseignements personnels.
Educators Financial Group peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement, seulement dans des circonstances limitées, comme le permet la loi, si :
Educators Financial Group ne recueillera que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins documentées par Educators Financial Group et indiqués à la personne concernée. Les renseignements que nous demandons dépendent de la nature de votre demande et se limitent à ce qui est nécessaire pour traiter votre demande. Les renseignements recueillis le sont principalement au moyen de nos formulaires de demande d’ouverture de compte client. Voici des exemples de renseignements recueillis et conservés dans votre dossier client :
Bien que nous ayons besoin de ces renseignements pour répondre adéquatement à vos besoins, vous pouvez en tout temps refuser de fournir, ou ne pas divulguer, certains renseignements personnels. Toutefois, le cas échéant, nous ne serons pas toujours en mesure de vous fournir une gamme complète de services, de vous conseiller en connaissance de cause ou de répondre à certains de vos besoins.
Dans certaines circonstances, Educators Financial Group peut divulguer des renseignements personnels sans votre consentement lorsque la loi l’exige ou le permet. Voici quelques exemples de circonstances : citations à comparaître, mandats de perquisition, etc.
Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels seulement aux fins suivantes :
Sur demande, Educators Financial Group informera les personnes concernées de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de leurs renseignements personnels, et leur procurera l’accès à ces renseignements afin d’en assurer l’exactitude et l’intégralité.
Educators Financial Group mettra à jour les renseignements personnels seulement si cela est nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.
Educators Financial Group compte également sur les particuliers pour l’informer de toute modification apportée à leurs renseignements personnels. Pour modifier vos renseignements, veuillez communiquer avec notre bureau au 1-800-263-9541. Bien que certaines modifications (adresse, numéro de téléphone, etc.) puissent être effectuées verbalement par téléphone ou par l’entremise de notre site Web, d’autres modifications nécessitent une autorisation écrite.
Une fois informés, nous réviserons les renseignements personnels indiqués et, au besoin, nous aviserons les tiers à qui les renseignements incorrects ou périmés ont été divulgués.
Les particuliers peuvent accéder à leurs renseignements (transactionnels ou personnels) et les vérifier en examinant leurs relevés de compte trimestriels, en consultant les renseignements relatifs à leur compte en ligne ou en discutant ou en prenant rendez-vous avec l’un des membres de notre équipe de conseillers à la clientèle.
Chez Educators Financial Group, nous maintenons des normes de sécurité à jour pour veiller à ce que les renseignements personnels et financiers soient protégés contre des accès non autorisés, la divulgation, des modifications inappropriées ou des utilisations abusives. Toutes les mesures de sécurité et de sûreté sont adaptées au degré de sensibilité des renseignements.
Educators peut transférer vos renseignements personnels aux fins indiquées dans le présent Avis, à nos fournisseurs de services, tels que des entreprises de préparation et d’envoi postal de relevés de compte, des entreprises de messagerie et des entreprises d’entreposage de documents. Quand Educators transfère des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, nous nous assurons par des moyens contractuels que les renseignements personnels transférés ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles le fournisseur de services a été engagé et qu’ils sont protégés dans la même mesure qu’ils le sont lorsqu’ils sont en notre possession.
Educators peut divulguer vos renseignements personnels à des tiers lorsque la loi l’autorise ou l’exige, notamment pour une divulgation à des fins fiscales à l’Agence du revenu du Canada.
Educators Financial Group ne partagera pas avec des tiers des données relatives au consentement à l’utilisation d’un appareil mobile.
Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés aux États-Unis et, dans la mesure où vos renseignements personnels se trouvent à l’extérieur du Canada, ceux-ci seront soumis à toutes les exigences juridiques des États-Unis qui s’appliquent à ces fournisseurs de services. Par exemple, nos fournisseurs de services aux États-Unis pourraient être légalement tenus de divulguer des renseignements personnels à diverses autorités gouvernementales américaines.
Educators Financial Group peut divulguer des renseignements personnels aux agences d’évaluation du crédit et aux sociétés d’assurance hypothécaire, avec le consentement de la personne concernée.
Educators utilise le système DocuShare pour numériser et conserver les documents des clients. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux renseignements des clients sur DocuShare.
L’accès à vos renseignements confidentiels est limité aux employés dont les fonctions professionnelles le requièrent, et ne peut être accordé qu’à ces derniers.
Tous les employés d’Educators Financial Group doivent respecter et observer notre politique interne en matière de confidentialité. En outre, les employés sont tenus de se conformer au Code de protection de la vie privée de l’Institut des fonds d’investissement du Canada (IFIC) et de signer une entente de confidentialité interdisant la divulgation des renseignements des clients à des tiers.
Educators Financial Group fera appel à des services professionnels de déchiquetage lorsque la Compagnie procédera à l’élimination ou à la destruction de renseignements personnels, afin de prévenir tout accès non autorisé à ces renseignements.
Educators Financial Group utilise actuellement R Digital (conçue et maintenue par Broadridge Financial Solutions Inc.), et Salesforce qui permet aux investisseurs d’accéder à leur(s) compte(s) de placement par l’Internet, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les deux plateformes sont dotées des mécanismes de sécurité les plus récents et les plus sophistiqués afin de veiller à ce que les utilisateurs non autorisés ne puissent accéder aux renseignements relatifs à votre compte. Les données transmises sur ce site sont sécurisées et confidentielles.
Notre environnement serveur est géré de manière appropriée et notre infrastructure de pare-feu est strictement respectée. Toutes les pratiques de sécurité font l’objet d’une révision sur une base régulière.
Educators Financial Group communiquera aux particuliers de manière transparente nos politiques et procédures en matière de gestion des renseignements personnels. Educators Financial Group fournira les renseignements aux particuliers dans un format facile à comprendre.
Sur demande, Educators Financial Group informera les personnes concernées du type de renseignements personnels qu’Educators Financial Group a en sa possession ou sous son contrôle, leur donnera accès à ces renseignements et leur indiquera à quels tiers ces renseignements ont été divulgués.
Educators Financial Group demandera aux personnes concernées de préciser la nature des renseignements personnels qu’elles demandent, afin de permettre à Educators Financial Group de fournir un compte rendu exact de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels de ces personnes.
Educators Financial Group répondra à la demande d’une personne au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de cette demande. Educators Financial Group fournira les renseignements demandés dans un format facile à comprendre.
Dans certaines situations, Educators Financial Group peut ne pas être en mesure de fournir l’accès à des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. En voici des exemples :
Si Educators Financial Group refuse la demande d’accès d’une personne à ses renseignements personnels, Educators Financial Group informera cette personne par écrit de ce refus et des motifs de celui-ci.
Notre site comporte des liens vers d’autres sites Web pour lesquels nous ne contrôlons pas la politique de protection de la vie privée. Une fois que vous avez quitté nos serveurs (vous pouvez vérifier où vous vous trouvez en consultant l’URL dans la barre d’adresse de votre navigateur), l’utilisation des renseignements que vous fournissez est régie par la politique de protection de la vie privée de l’opérateur du site que vous visitez. Cette politique peut différer de la nôtre. Si vous ne parvenez pas à trouver la politique de protection de la vie privée de ces sites à l’aide d’un lien figurant sur la page d’accueil des sites, vous devriez contacter directement le site en question pour obtenir plus de renseignements. Educators Financial Group n’est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée ou du contenu de tels sites Web.
Educators Financial Group recueille des renseignements au moyen de témoins de connexion (cookies) et d’autres technologies semblables, afin d’offrir à nos visiteurs la meilleure expérience possible. Les témoins de connexion sont de petits fichiers, composés de lettres et de chiffres, qui sont stockés sur votre ordinateur, votre tablette, votre téléphone ou un dispositif semblable lorsque vous utilisez cet appareil pour visiter un site Web. Lorsque vous visitez à nouveau le site Web dans un intervalle de temps donné, le témoin de connexion permet au site de vous reconnaître en tant que visiteur récurrent.
Notre site utilise des services de marketing de relance (y compris, mais sans s’y limiter, Google AdWords) pour faire de la publicité sur des sites Web de tiers auprès de visiteurs antérieurs de notre site. Il peut s’agir d’une publicité sur la page des résultats de recherche de Google ou sur un site dans les réseaux d’affichage donnés. Les fournisseurs tiers, y compris Google, utilisent des témoins de connexion pour diffuser des annonces basées sur les visites antérieures d’une personne sur le site Web d’Educators Financial Group. Bien entendu, toutes les données recueillies seront utilisées conformément à notre politique de confidentialité et aux politiques de protection de la vie privée des fournisseurs de services. Il est important de souligner qu’aucun renseignement d’identification personnelle n’est recueilli ou transmis à l’aide de ce témoin de connexion.
Vous pouvez définir vos préférences quant à la manière dont Google fait de la publicité à votre intention, en utilisant ses pages de préférences publicitaires respectives. Vous pouvez désactiver entièrement la publicité basée sur les centres d’intérêt à l’aide des paramètres des témoins de connexion, ou de façon permanente en utilisant un module complémentaire de navigateur. Pour ce faire, consultez la page des paramètres des annonces personnalisées de Google Ad, à l’adresse http://www.google.com/settings/ads.
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Si nous modifions notre politique de confidentialité de quelque manière que ce soit, nous publierons ces modifications ici. Si vous avez des questions, souhaitez obtenir de plus amples renseignements ou désirez nous faire part de vos suggestions, n’hésitez pas à communiquer avec nous par téléphone, au 416-752-6843, ou par courriel, à l’adresse info@educatorsfinancialgroup.ca.
En tant que client d’Educators Financial Group, vous avez le droit de vous renseigner au sujet de tout aspect de la politique de confidentialité de notre Compagnie ayant trait à la protection de vos renseignements personnels. Le caractère privé et la confidentialité de vos renseignements personnels constituent notre principale priorité. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ces égards, n’hésitez pas à communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels, à l’adresse privacyofficer@educatorsfinancialgroup.ca. Si vous n’êtes pas entièrement satisfait(e) de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès du Commissaire fédéral à la protection de la vie privée.